Dlaczego firmy stawiają na automatyzację procesów?

Co to jest automatyzacja procesów?

Automatyzacja procesów to nic innego jak przekształcenie istniejących już procesów w organizacji na procesy, w których zmniejsza się udział człowieka, osiągając podobny lub lepszy rezultat. Z perspektywy firm taki stan rzeczy jest pożądany w wielu obszarach, choć nie wszystko można poddać automatyzacji.

Najczęstsze powody automatyzowania przedsiębiorstw

  • Zmniejszenie kosztów operacyjnych
  • Minimalizacja czynnika ludzkiego
  • Zbyt duża ilość działań potrzebnych do realizacji celu
  • Uporządkowanie procesu
  • Przyspieszenie realizacji celów

Jak automatyzować procesy?

Wiele zależy od tego, jakiego rodzaju to jest proces oraz jaki jest jego poziom skomplikowania. W przypadku małych organizacji z niezbyt skomplikowanymi procesami najczęściej wystarczy wypisać sobie kroki, z jakich składa się poszczególny proces, a następnie zastanowić się, czy dany krok lub kompozycję kroków może wykonywać maszyna, lub oprogramowanie.

Weźmy sobie przykład prostego procesu


Po realizacji zamówienia pracownicy działu sprzedaży wysyłają do swoich klientów fakturę. Po opłaceniu faktury wysyłają też krótkiego maila z prośbą o opinię na temat realizacji usługi oraz współpracy.


Ten proces nie wygląda na specjalnie skomplikowany, natomiast ma w sobie wiele ryzyk. Jeżeli taki proces obejmuje raptem kilku klientów w tygodniu, to impakt na pracę przytoczonego pracownika będzie marginalny. Natomiast kiedy taki proces trzeba powtórzyć 1000 razy, to zaczyna angażować dużo czasu, który mógłby być spożytkowany na inne czynności. W przypadku działu sprzedaży byłaby to szansa na pozyskanie większej liczby klientów, dzięki zaoszczędzonemu czasowi.

Przy bardziej skomplikowanych procesach, gdzie przebieg nie jest liniowy a wymieszany między różnymi działami/pracownikami, lub/i wymaga czekania na konkretny moment w czasie, najczęściej stosuje się modelowanie procesów np. za pomocą BPMN (Business Process Model and Notation), aby uchwycić proces bardziej całościowo.

Co można było zautomatyzować w tym przykładzie?

Poświęć chwilę, na zastanowienie się co można by zautomatyzować w przytoczonym przykładzie.

W tym przykładzie rozbijanie procesu na kroki nie jest konieczne, ponieważ przebieg jest na tyle liniowy, że tekst sam układa się w pewnego rodzaju kroki. Natomiast gdybyśmy chcieli to przedstawić w postaci kroków, mogłoby to wyglądać tak:

  1. Poczekaj na realizację zamówienia,
  2. Wyślij fakturę do klienta,
  3. Poczekaj na opłacenie faktury,
  4. Wyślij maila z prośbą o opinię

Samo czekanie pewnie sprowadza się do otrzymania wiadomości od innego pracownika lub sprawdzenia w jakimś miejscu czy faktura już została wystawiona i opłacona. Dlatego przykład nie jest do końca kompletny, ale mówi o tym samo czekanie.

Prawda jest taka, że cały ten proces mógłby odbywać się automatycznie... Odnotowanie informacji o realizacji zamówienia (np. przez innego pracownika, który w systemie informatycznym oznacza usługę jako zrealizowaną) pozwoli na wysłanie maila przez system z fakturą na adres e-mail klienta. Później gdy system otrzyma informację z banku o opłaceniu faktury X, wyśle prośbę o wystawienie opinii z linkiem do formularza.

Czy taka automatyzacja była konieczna?

Nie była, ale czy znasz jakiś sklep internetowy, który robi to manualnie? W tym przypadku poza zaoszczędzeniem czasu zminimalizowaliśmy dużo ryzyk związanych z czynnikiem ludzkim. Bo koniec końców, co gdyby:

  • Wysłano spersonalizowanego maila pod nieprawidłowy adres e-mail?
  • Pracownik pójdzie na urlop lub zakończy współpracę i zapomni przekazać informacji innym współpracownikom?
  • Zapomnimy wysłać maila z opinią, albo – co gorsza – z fakturą?
  • Wysłanie faktury innego klienta?

Znając życie, samodzielnie wymyślisz więcej i pewnie bardziej katastrofalnych przypadków, jakie mogłyby się tutaj wydarzyć. Teraz dopiero możemy się zastanawiać czy faktycznie taka automatyzacja była niepotrzebna. Nie mniej w ten sposób nie tylko zminimalizowaliśmy ryzyko, ale również oszczędziliśmy czas pracownika, który może go spożytkować np. na szukanie nowych klientów.

Narzędzia do automatyzacji

Nie ma jednego słusznego narzędzia, które zautomatyzuje każdy proces. W zależności od tego co chcemy zautomatyzować oraz jakim budżetem dysponujemy, możemy sobie pozwolić na różne opcje. W procesach biznesowych najczęściej używa się gotowego lub dedykowanego oprogramowania. Z gotowych rozwiązań na rynku nie brakuje systemów ERP (Enterprise Resource Planning), WMS (Warehouse Management System) itd. które mają jakiś ogólny proces, który pasuje do większości organizacji. Są też rozwiązania RPA (Robotic Process Automation) do robotyzacji, natomaist jeżeli chcesz podejść do tematu automatyzacji tak, aby najlepiej wpasowywał się w potrzeby Twojej firmy, warto się pochylić nad dedykowanym oprogramowaniem.

W 8 Bits Further najczęściej pomagamy nie tylko w automatyzacji procesów, ale również ich uporządkowaniu. Taki cel pomagamy osiągać głównie za pomocą dedykowanego oprogramowania, ale zawsze staramy się zaproponować również inne opcje, ponieważ działamy jako partner technologiczny, więc zależy nam na tym, aby nasi klienci dostali opcję najbardziej wpasowującą się w ich oczekiwania oraz możliwości. Dlatego, jeżeli szukasz pomocy w usprawnieniu swoich procesów, warto z nami porozmawiać.